Apprenti(e) Assistant(e) de direction (H/F)

AgroParisTech est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l'agriculture. Ses domaines de compétence s'adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l'environnement, les innovations et l'intégration de la bioéconomie, l'alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l'unité de recherche et développement ABI à Reims et l'antenne d'Orléans.

Le poste est situé sur le campus de Palaiseau au sein du secrétariat général.

Conditions spécifiques :

-Le télétravail peut être envisageable pour ce poste.

Objectifs du poste

Sous l'autorité de la secrétaire générale, l'apprenti assure auprès de la Direction générale et du secrétariat général la gestion courante du secrétariat dans le respect des règles et des procédures applicables. Elle ou Il recueille, traite les informations nécessaires et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Elle ou Il participe à l'animation de la structure au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale - secrétariat général.

Missions

1. Gestion administrative et logistique

- Gestion des agendas : Planification et suivi des rendez-vous, réunions et déplacements pour la Direction Générale et la Secrétariat Général.

- Gestion du parapheur : Préparation, dépôt et distribution des documents officiels en collaboration avec les services concernés.

- Organisation des déplacements :

- Réservation de billets (train, avion) et hébergements.

- Enregistrement des frais de mission dans PEP et suivi des remboursements.

- Vérification de la conformité des pièces justificatives.

2. Organisation d'événements et réunions

- Logistique des événements :

- Coordination des séminaires, conseils d'administration et autres événements institutionnels (devis, réservations, communication aux participants).

- Gestion des réunions :

- Réservation de salles et mise en place des outils de visioconférence (Teams, Zoom, etc.).

- Préparation des supports logistiques (accueil, matériel, comptes-rendus).

3. Gestion documentaire et financière

- Classement et archivage :

- Enregistrement et classement du courrier entrant/sortant.

- Gestion des conventions et documents sensibles en respectant les règles RGPD.

- Suivi financier :

- Saisie des bons de commande et des saisies financières (SF).

- Contrôle et enregistrement des notes de frais (pièces justificatives, conformité).

4. Accueil et communication

- Accueil physique et téléphonique :

- Réception et orientation des visiteurs, gestion des appels entrants.

- Transmission des messages et informations aux services concernés.

Savoirs

- Maîtriser les outils bureautiques : excel, word, messagerie et calendrier électronique zimbra,

- Goût pour l'usage des outils de gestion

- Connaissance en comptabilité générale

- Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

- Maîtriser les techniques de restitution

Savoir-faire

- Avoir le sens de l'organisation et de la rigueur

- Avoir des qualités relationnelles

(sens de l'écoute et du dialogue)

- Etre réactif et avoir un esprit d'initiative

- Respecter et faire respecter la confidentialité des informations

- Savoir travailler en équipe