Détail du poste
Votre mission Rattaché(e) à la Directrice adjointe et en lien étroit avec le Cadre supérieur de santé, vous êtes le véritable pivot organisationnel du pôle paramédical. Vos principales missions : - Assurer l'accueil, le secrétariat et le suivi de dossiers pour le service Organisation des équipes paramédicales (gestion d'agendas, préparation des réunions, suivi des décisions). - Manager au quotidien l'équipe des secrétaires de résidence et contribuer à l'harmonisation des pratiques. - Organiser et suivre les différents COPIL, groupes de travail et comités (convocations, comptes rendus, tableaux de suivi, etc.). - Assurer un suivi rigoureux des PAP - Projets d'Accompagnement Personnalisés (planning, traçabilité, audits). - Participer à la gestion des plannings des équipes paramédicales (saisies, validations mensuelles, congés, heures supplémentaires, états compteurs). - Gérer les demandes de stages (IFSI, IFAS, lycées) : suivi des candidatures, conventions, courriers de réponse, lien avec les organismes de formation. - Contribuer aux recrutements paramédicaux en lien avec les ressources humaines (organisation des entretiens, relation avec le cadre supérieur de santé). - Assurer le remplacement du secrétariat de Direction pendant les périodes de congés. Les atouts du poste - Un poste au cœur de l'organisation paramédicale d'un EHPAD de grande taille, avec un périmètre transversal sur l'ensemble de l'établissement (-550 agents). - Une grande diversité de missions : secrétariat de direction, coordination, pilotage de dossiers, management d'équipe, relations avec de nombreux interlocuteurs (direction, responsables de résidences, équipes pluridisciplinaires, organismes de formation, médecins, IPA, services support.). - Un environnement de travail structuré : temps de travail à 37h30 avec 14 RTT, au sein des Résidences de Bellevue, bureau partagé et équipement informatique dédié. Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui aime gérer les priorités, être au centre des échanges et contribuer concrètement à la qualité de l'accompagnement des résidents. Profil recherché Prérequis : - Connaissance du fonctionnement d'un EHPAD public autonome ou d'un établissement sanitaire/médico-social public. - Diplôme de niveau 5 en assistanat de gestion ou équivalent. - Maîtrise experte de la suite bureautique et aisance avec les outils informatiques (tableaux croisés dynamiques) Formation sur logiciel métier prévue Compétences attendues : - Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement et d'archivage. - Capacité à accueillir et renseigner des interlocuteurs variés (professionnels, familles, stagiaires.). - Excellentes qualités rédactionnelles (courriers, comptes rendus, dossiers, PV). - Sens de l'organisation, priorisation des tâches, respect des délais. Aptitudes : - Goût du travail en équipe et sens du service public. - Aisance relationnelle auprès d'interlocuteurs multiples (direction, responsables de résidences, équipes, partenaires). - Réactivité, adaptabilité, capacité à prendre des initiatives dans son champ de compétences. Conditions d'emploi: - Poste permanent à temps plein CDD d'un an. - Statut : fonction publique hospitalière - Salaire : à négocier en fonction des compétences - Lieu d'exercice : EHPAD Les Résidences de Bellevue