Secrétaire (H/F)

Missions principales

Accueil téléphonique et physique

Gestion des courriers et e-mails

Rédaction et mise en forme de documents

Classement et archivage

Gestion des agendas et des rendez-vous

Suivi administratif des dossiers

Compétences requises

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

- D'établir les ordres de réparation et les devis ;

- De réaliser la facturation au taux différentiel conformément aux barèmes des compagnies d'assurance ;

- De transmettre les données télématiques (Darva) ;

- D'effectuer les expertises à distance (EAD) ;

- D'Assurer la gestion des encaissements liés aux franchises proportionnelles, à la TVA et, le cas échéant, à la vétusté, conformément aux modalités de prise en charge définies avant l'intervention.

- D'établir les factures destinées aux clients et aux compagnies d'assurances.

- D'assurer le classement, le suivi et l'archivage des documents administratifs.

- D'effectuer les relances des impayés auprès des clients et des compagnies d'assurances.

- Rédiger, saisir et mettre en forme divers documents et courriers administratifs.

- Contrôler et rapprocher les bons de livraison avec les factures fournisseurs.

- D'assurer le suivi des avoirs relatifs aux pièces retournées.

- Constituer, gérer et suivre les dossiers de prêt des véhicules de courtoisie.

- D'assurer la gestion et le suivi des contraventions et amendes.

- Veiller à l'application des procédures qualité en vigueur au sein de l'entreprise.

- Assister et effectuer les tâches confiées selon les instructions établies par le chef d'atelier.

Bonne expression écrite et orale

Sens de l'organisation

Rigueur et discrétion professionnelle

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Bon relationnel