Assistant de Direction (H/F)

A PROPOS DE L'ASSOCIATION

Riche d'un siècle d'histoire, l'AMSAM (Association Médico-Sociale Anne Morgan) demeure fidèlement engagée dans les valeurs de sa fondatrice : l'aide à la personne et la lutte contre toute forme d'exclusion, grâce à l'engagement et au professionnalisme de ses 320 collaborateurs.

Association loi 1901, reconnue d'utilité publique, elle intervient auprès de 6 000 personnes en situation de fragilité liée à l'âge, à la maladie, au handicap ou à tout accident de la vie.

MISSIONS ET RESPONSABILITES

L'AMSAM recherche un/une Assistant (e) de Direction en CDI.

Rattaché(e) à la Directrice Générale, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la Direction Générale. Véritable partenaire de confiance, vous assurez un accompagnement administratif, organisationnel et opérationnel, tout en faisant preuve d'une grande discrétion professionnelle, de rigueur et d'un excellent sens de l'organisation.

Assistanat de Direction et gouvernance :

- Assurer la gestion quotidienne du secrétariat de la Direction Générale : accueil, gestion du courrier, de l'agenda et des priorités.

- Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions institutionnelles (Assemblée Générale, Conseil d'Administration, comités.).

- Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, courriers, notes et autres documents de la Direction.

- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux différentes instances (rapports, documentation, supports de présentation, notes de synthèse.).

- Assurer le suivi des dossiers confiés par la Direction Générale et veiller au respect des échéances.

Organisation et coordination

- Organiser la logistique des événements professionnels : réunions, déplacements, séminaires, salons, conférences, interventions et rendez-vous.

- Coordonner les échanges entre la Direction Générale, les services internes et les partenaires externes.

- Structurer et assurer la circulation des informations afin de garantir une communication fluide et efficace.

Gestion administrative et suivi d'activité

- Assurer le suivi administratif des collaborateurs rattachés à la Direction Générale (absences, entretiens obligatoires, frais de déplacement.).

- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord, indicateurs et outils de reporting.

- Informer régulièrement la Direction Générale de l'avancement des dossiers, des échéances et des actions à mener.

Gestion documentaire et administrative

- Organiser le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs et stratégiques.

- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

- Veiller à la fiabilité et à la disponibilité des informations nécessaires au fonctionnement de la Direction.

- Gérer les moyens généraux

- Réaliser les commandes de fournitures, consommables et matériels.

- Contrôler la conformité des livraisons et assurer le suivi des approvisionnements.

Liste d'activité non exhaustive, vous pourrez être amené(e) à accomplir d'autres activités principales dans le respect de vos compétences et de votre qualification.

Compétences attendues

- Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.

- Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités.

- Discrétion, confidentialité et éthique professionnelle.

- Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (administrateurs, partenaires, collaborateurs).

Votre capacité à anticiper les besoins de la Direction et à gérer les priorités fera de vous un véritable soutien au quotidien.

PROFIL RECHERCHE

- Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou gestion des organisations

- Vous justifiez idéalement d'une expérience significative (minimum 5 ans souhaité) sur un poste similaire.

- Une connaissance du fonctionnement associatif, de la gouvernance et de l'environnement réglementaire sera un atout.