ASSISTANT(E) DE DIRECTION - DIRECTION DES SOINS (H/F)

Missions générales :

Assister le directeur des soins de l'hôpital Paul Brousse dans l'organisation quotidienne du travail

Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.

Missions spécifiques :

Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l'hôpital

Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

Gestion de l'agenda du Directeur des Soins

Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service (DMU, encadrement, groupe de

travail)

Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins

Réception des appels téléphoniques

Gestion du courrier

Constitution de dossiers, suivi administratifs des dossiers de recrutement

Classement et archivages de documents et dossiers numérisés et papier

Frappe du courrier, de compte-rendu divers, de notes, etc.

Elaboration de supports de communication, mettre en forme et valoriser des supports écrits

Réservation de salles et installation du matériel nécessaire, prise en charge des aspects logistiques pour l'organisation

des réunions de la DSAP site ou GHU.

Contribution à l'organisation de prestations d'accueil pour des publics hospitaliers (encadrement, étudiants,

personnels médicaux et paramédicaux, etc)

Particularités du poste :

Gestion des stocks de fournitures de bureau

Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site

Mise en œuvre de la gestion documentaire

Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS ( Equipe des Moyens de suppléance

de la DSAP)

Conception de supports de communication de la direction des soins

AVANTAGES

Horaires fixes

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : 9h-16h30 (7h30/jour)

Quotité de temps : 37h30

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

Bonne connaissance en orthographe et français

Formation à l'accueil et secrétariat

Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement

Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc

Qualités professionnelles requises :

Sens des relations humaines

Discrétion

Secret professionnel

Sens des responsabilités

Sens de l'organisation

Capacité à prendre des initiatives

Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence

Créativité

Rigueur

Dynamisme

Disponibilité

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

Maîtrise des outils informatiques

Savoir gérer un agenda

Classer des documents

Prendre des notes, mettre en forme des documents

Faire des synthèses

Préparer des dossiers

EXPÉRIENCE REQUISE

Expérience de secrétariat de direction

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ

Travail sur écran

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

Adaptation du poste de travail

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.

Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le

titulaire du poste devra se conformer.