Assistant Chef de Projet et Assistant Formation (H/F)

Le centre de formation IFFEN ASSOCIATION est un organisme de formation qui propose des formations dans le secteur de l'énergétique.

L'Assistante Cheffe de Projet accompagne les chefs de projet dans la préparation, l'organisation, la coordination et le suivi opérationnel des projets. Elle veille au respect des délais, à la qualité des livrables et assure la liaison entre les différents intervenants internes et externes.

Missions principales

1. Assistance à la gestion de projet

Participer à la planification des projets.

Préparer les réunions de lancement et de suivi.

Rédiger les comptes rendus de réunion.

Mettre à jour les plannings d'avancement.

Assurer le suivi des actions décidées.

Identifier les retards et alerter le chef de projet.

2. Coordination des intervenants

Organiser les échanges entre les équipes.

Coordonner les actions des différents services.

Assurer le lien avec les clients, partenaires et fournisseurs.

Planifier les rendez-vous et réunions.

3. Gestion documentaire

Constituer les dossiers projets.

Classer les documents.

Mettre à jour les procédures.

Gérer les versions des documents.

Préparer les livrables.

4. Suivi administratif

Suivre les conventions.

Préparer les devis.

Participer au suivi des commandes.

Assurer le suivi des factures.

Mettre à jour les tableaux de bord.

5. Suivi budgétaire

Participer au suivi des dépenses.

Vérifier les écarts budgétaires.

Préparer les états d'avancement financiers.

Mettre à jour les tableaux de suivi.

6. Organisation logistique

Organiser les réunions.

Réserver les salles.

Préparer les supports de présentation.

Organiser les déplacements.

Gérer les commandes de matériel.

7. Communication

Préparer les présentations PowerPoint.

Mettre en forme les rapports.

Rédiger les comptes rendus.

Préparer les newsletters projet.

Diffuser les informations aux équipes.

8. Suivi des indicateurs

Mettre à jour les KPI.

Produire des tableaux de bord.

Suivre les délais.

Suivre les livrables.

Préparer les reportings.

9. Appels d'offres et projets

Participer à la préparation des appels d'offres.

Collecter les pièces administratives.

Rassembler les justificatifs.

Mettre en forme les dossiers de candidature.

Vérifier la conformité des documents.

10. Qualité

Participer aux démarches Qualiopi.

Suivre les plans d'action.

Préparer les audits.

Assurer le suivi documentaire.

Compétences recherchées

Gestion de projet

Planification

Organisation

Gestion des priorités

Coordination d'équipes

Informatique

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Teams

Outlook

SharePoint

Trello, Asana ou Microsoft Planner (selon l'organisation)

Qualités personnelles

Organisation

Rigueur

Autonomie

Esprit d'analyse

Sens du service

Réactivité

Excellent relationnel

Discrétion

Livrables

L'assistante cheffe de projet peut être amenée à produire :

Comptes rendus de réunion

Plannings

Tableaux de bord

Reporting