ASSISTANT(e) ADMINISTRATIF(ve) ET ACCUEIL #TDFE2026 (H/F)

Le/la titulaire du poste assure un rôle central de support opérationnel. Il/elle garantit la fluidité de l'accueil, la gestion rigoureuse des processus administratifs et le suivi logistique de la flotte automobile de l'entreprise.

1) Gestion de l'accueil

Accueillir de manière téléphonique et physique les salariés, clients, fournisseurs etc.

Rediriger les communications (écrites et orales) aux interlocuteurs concernés

Gérer le courrier entrant

Mettre sous pli différents courriers

Affranchir le courrier dans les délais impartis

2) Gestion administrative

Gérer, approvisionner et suivre les fournitures administratives après validation auprès de la direction, et des consommables (café, eau, lettres suivies, timbres, bordereaux AR etc)

Mettre à jour les documents administratifs sur le serveur

Mettre à jour les documents sur les différentes plateformes (attestation légale)

Suivre les différents contrats assurance de l'entreprise (contrat et exécution)

Gérer les codes alarme avec la société concernée

Suivre les contrats de protection incendie et contrôler les extincteurs

Être le référent informatique pour effectuer et centraliser les tickets auprès du fournisseur, les suivre, et alerter la direction au besoin

Rédiger divers courriers dont les notes de service

Suivre et alimenter les tableaux de bord confiés

Participer activement au projet de numérisation

Participer aux différentes tâches administratives des différents services

Créer les badges d'identification, remise des EPI

3) Gestion de la flotte automobile

Gérer de manière administrative les véhicules (de l'attribution du véhicule à la sortie de ce dernier) et leur chauffeur

Suivre le tableau des véhicules volants

Suivre l'entretien, assurance, contraventions, forfaits post-stationnement, etc.

Gérer la carte de stationnement pour certains véhicules, la vignette Crit'air, les entretiens et contrôles techniques

Réaliser le suivi des assurances et des déclarations de sinistre jusqu'à la prise de rendez-vous avec le garage pour le passage de l'expert et la réparation

Gérer les procès-verbaux / contraventions