Adjoint en gestion administrative (H/F)

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

CDD de 1 à 3 ans.

L'Institut de Sciences des Plantes de Paris Saclay (IPS2), hébergée au sein du bâtiment 630 du campus UPSud du plateau de saclay, est composé de 180 personnels, dont 107 permanents (30% CNRS, 30% INRAE, 30% UPSaclay et 10 % autres universités)

Les recherches menées à IPS2 se concentrent sur l'analyse de la croissance et du développement de plantes modèles et sur le transfert du fruit de ces recherches vers les espèces cultivées, l'agriculture et les innovations.

L'IPS2 a également vocation à concentrer sur un site unique l'ensemble des enseignants chercheurs de la filière francilienne de Biologie Végétale (Université UPaclay, Université Paris Cité, Université Evry Val d'Essonne)

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur et de la responsable administrative, l'agent.e aura en charge principalement à les déplacements des agents de l'IPS2 (organisation des missions, ordre de mission, réservation hébergement et billetterie, note de frais...), et la gestion financière (bon de commande, liquidation facture, suivi des services faits ...).

Les missions seront a effectué sur les différents applicatifs des 5 tutelles de l'IPS2

Missions principales de l'agent.e :

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire an fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes e: externes

Mission N°1 : Gestion financière

Établir les bons de commandes

Effectuer les réceptions

Liquider les factures

Gestion des workflows

Effectuer les relances de bon de livraison auprès du réseau acheteur et el factures auprès des fournisseurs. Régler les litiges fournisseurs

Gestion des cartes achats

Création fournisseurs et agents dans les bases de données

Mise à jour de tableaux de bord

Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°2 : Soutien gestion des missions

Établir un ordre de mission,

Traiter les notes de frais

Réservation des hébergement et billetteries

Réservation traiteur/restaurant (installation traiteur)

Mise à jour de tableaux de bord

Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°3 : Soutien à l'activité d'accueil/réception

Permanences à l'accueil (orientation des visiteurs et livreurs / information des livraisons aux acheteurs) en cas d'absence de l'agent titulaire en poste

Profil recherché

Connaissance, savoir :

Culture administrative et élaboration des documents

Culture internet

Connaissance des EPSCP/EPST

Connaissance Sifac + / Sifac / Geslab / ESR Mission serait apprécié

Maîtrise de l'anglais fortement souhaitée

Savoir-faire :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir rendre compte

Pratique et maitrise des outils bureautiques et des outils de réservation de voyages et de frais de mission

Outils de communication (logo, plaquettes)

Connaissance des outils budgétaires serait un plus

Savoir-être :

Rigueur, organisation, discrétion, sens du service, adaptabilité

Aptitude à travailler en groupes de travail, en équipe et à distance

Capacité d'accueil et interaction avec des personnalités extérieures et aussi étrangères, bon contact relationnel

Nécessité d'une plus grande polyvalence