Office Manager (Bilingue Français/Anglais) (H/F)

Présentation de l'entreprise

Agence immobilière de luxe à taille humaine (boutique), nous accompagnons une clientèle internationale exigeante dans l'achat et la vente de propriétés d'exception en France. Adossée à une direction basée aux États-Unis et portée par une équipe en pleine croissance à Paris, notre structure propose un service sur mesure alliant vision globale et fine expertise locale.

Résumé du poste

L'Office Manager garantit le fonctionnement fluide, efficace et le standing de notre agence parisienne. Ce rôle polyvalent et central s'articule autour de la gestion administrative, du soutien aux agents, de l'intendance des propriétés, de l'accueil haut de gamme et d'un support technique/comptable de premier niveau.

Rattaché(e) au Directeur Général Paris tout en collaborant avec la direction américaine, ce poste offre de réelles perspectives d'évolution vers des responsabilités de relation client.

Responsabilités clés

1. Administration & Opérations du bureau

Gérer le quotidien de l'agence (procédures d'ouverture/fermeture, entretien, coordination des prestataires).

Suivre les stocks de fournitures, superviser les livraisons et les services de coursiers.

Assurer la maintenance des équipements et faire le lien avec le support informatique.

Prendre en charge la comptabilité légère : suivi des factures fournisseurs, gestion des notes de frais et préparation des pièces pour le cabinet comptable.

2. Accueil & Hospitalité (Front-of-House)

Incarner l'image de l'agence : accueillir les clients, partenaires et visiteurs (en français et en anglais).

Gérer les appels, e-mails et demandes d'information avec discrétion et professionnalisme.

Veiller à la présentation irréprochable des bureaux et préparer les salles pour les rendez-vous.

3. Soutien Commercial & Gestion Immobilière

Optimiser les agendas de l'équipe et coordonner les rendez-vous (visites, notaires, diagnostics).

Préparer les dossiers immobiliers, books, brochures et mettre à jour les annonces (physiques et web).

Coordonner l'intendance des propriétés (gestion des clés, ménage, interventions d'artisans) et contrôler le standing des biens avant les visites.

Aider au Home Staging (valorisation des espaces avant shooting photo, gestion d'un stock de décoration dédié).

4. Support Technique & Événementiel

Assurer l'assistance informatique de premier niveau (Wi-Fi, CRM Follow Up Boss, visioconférences).

Collecter des contenus visuels simples (photos/vidéos) pour alimenter nos réseaux sociaux.

Organiser la logistique des réceptions clients et événements de l'agence (traiteurs, invitations).

Profil recherché

Compétences requises :

Bilingue français/anglais impératif, à l'oral comme à l'écrit.

Expérience confirmée en office management, assistariat commercial, hôtellerie de luxe ou immobilier.

Excellente organisation, rigueur, gestion des priorités et sens aigu du détail.

Présentation soignée et aisance relationnelle adaptées aux codes de la clientèle haut de gamme.

Maîtrise des outils digitaux (Google Workspace, CRM, drives partagés).

Atouts appréciés :

Connaissance du marché ou des processus immobiliers parisiens (notaires, prestataires).

Sensibilité esthétique (staging) et notions de base en gestion comptable.

Conditions & Autorisation de travail

Horaires : Base de 35h en semaine. Flexibilité requise en soirée ou le week-end (événements clients ou visites urgentes).

Critère obligatoire : Être obligatoirement titulaire d'une autorisation de travail en France en cours de validité (citoyen UE, ou visa/titre de séjour autorisant un emploi salarié à temps plein). Aucun parrainage de visa ne sera effectué. Un justificatif sera exigé avant l'embauche.

Notre entreprise valorise la diversité et applique une politique stricte d'égalité des chances.