Gestionnaire de Formation Continue (H/F)

Référence interne 18854

RÉSUMÉ DU POSTE

Le/ La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d'un

portefeuille de formations professionnelles, parmi lesquels : CES, DU, DIU, FQ et AFOHU.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

- Aide à la gestion administrative du portefeuille de formation en respectant la réglementation et les

obligations de la formation continue.

- Répondre à l'ensemble des mails du portefeuille de formation FC reçus sur l'alias du service

- Appui à la campagne de recrutement des formations FC de l'UFR

- Aide à l'instruction des dossiers de candidature et de demande d'autorisation d'inscription : vérifier

la conformité de chaque dossier, définir le régime d'inscription et le tarif à appliquer

- Transmettre tous les documents nécessaires au candidat pour la bonne instruction de son dossier.

- Venir en appui pour réaliser les campagnes de contractualisation, de conventionnement et

d'inscription

- Aide au lancement des campagnes de la rentrée N+1

- Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité

- Réaliser, diffuser et collecter les feuilles d'émargement

- Aide à la réalisation des attestations de présence

- Mettre à jour les fiches Ametys du portefeuille de formation

- Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)

- Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d'inscription

- Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU)

- Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)

Conditions particulières d'exercice

Utilisation des logiciels Apogée, CanditOnLine (et ses interfaces), Ametys et de l'espace numérique de

l'Université (Nextcloud)

Connaissances

- Méthodes et outils d'aide à l'orientation

- Droit de la formation

- Diversité des publics

- Techniques documentaires

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et une multiplicité des demandes (mail, accueil,

téléphone)

- Savoir planifier son activité, respecter les délais et être polyvalent

- Accueillir les usagers concernées

- S'exprimer de façon claire et concise

- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique

- Utiliser les techniques de gestion administrative

- Rédiger des documents simples d'information et de communication

- Collaborer avec les différents service internes de l'UFR