Aide-comptable (H/F)

FICHE DE POSTE - AIDE COMPTABLE

Service comptabilité / fonctions support

1. Identification du poste

Intitulé du poste Aide comptable

Rattachement hiérarchique Responsable comptable

Lieu d'exercice SAS NORIANCE - DOUAI

Temps de travail 35 heures

2. Finalité du poste

L'aide comptable contribue au bon fonctionnement du service comptabilité en assurant, sous le contrôle du/de la comptable ou de la Direction, la saisie, le suivi et le classement des opérations comptables courantes.

Il/elle participe à la fiabilité des données comptables, au suivi des règlements, au traitement des débours et à la bonne tenue administrative des pièces justificatives, dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des délais impartis.

3. Missions principales et activités

Opérations comptables courantes

- Saisir les relevés bancaires, les chèques, les écritures liées aux cartes bancaires et les opérations quotidiennes courantes.

- Préparer les remises de chèques et assurer le suivi des remises d'espèces selon les procédures internes.

- Participer au contrôle du fonds de caisse et signaler toute anomalie constatée.

- Contribuer au pointage des comptes et aux rapprochements bancaires.

Comptabilité fournisseurs et débours

- Saisir les factures fournisseurs et assurer leur classement.

- Traiter les factures de débours des confrères, témoins, serruriers et autres intervenants, après vérification des éléments nécessaires.

- Préparer les lettres-chèques de débours et suivre leur émission selon les consignes du service.

- Alerter en cas d'incohérence, de doublon, d'absence de justificatif ou de difficulté de traitement.

Comptabilité clients et suivi administratif

- Déposer les factures sur les différents portails clients et assurer le suivi des dépôts.

- Réaliser les recherches comptables nécessaires au traitement des demandes internes ou externes.

- Participer au suivi des trop-perçus : préparation des campagnes d'information, relances téléphoniques, collecte des informations utiles et préparation des remboursements.

- Tenir à jour les dossiers comptables et veiller à la traçabilité des opérations réalisées.

Gestion documentaire, archives et support interne

- Classer, numériser et archiver les pièces comptables dans le respect des règles internes de conservation.

- Assurer le suivi du stock des fournitures de bureau et produits d'entretien et signaler les besoins de réapprovisionnement.

- Contribuer au bon fonctionnement administratif du service et à la continuité de l'activité en période de renfort ou d'absence.

Accueil téléphonique

- Assurer, lorsque cela est nécessaire, l'accueil téléphonique de l'Étude, identifier l'objet des appels et rediriger les interlocuteurs vers le service compétent.

- Adopter une communication claire, professionnelle et courtoise avec les clients, débiteurs, confrères, fournisseurs et collaborateurs.

4. Compétences requises

Compétences techniques Qualités professionnelles

- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.

- Aisance avec les outils informatiques et les portails clients/fournisseurs.

- Compréhension des opérations comptables courantes.

- Capacité à classer, contrôler et rapprocher des données chiffrées.

- Bonne expression écrite et orale.

- Rigueur, précision et fiabilité dans la saisie.

- Discrétion et respect strict de la confidentialité.

- Sens de l'organisation et capacité à prioriser.

- Autonomie dans l'exécution des tâches confiées.

- Esprit d'équipe, bon relationnel et sens du service interne.

5. Responsabilités et exigences du poste

- Respecter les procédures comptables et administratives internes.

- Garantir la confidentialité des informations traitées, notamment les données comptables, clients, débiteurs et fournisseurs.

- Assurer une traçabilité fiable des opérations réalisées et des documents transmis.

- Rendre compte régulièrement de l'avancement