Agent administratif (H/F)

Présentation de la structure :

La Direction de l'aménagement (DA) est un opérateur au service de l'ensemble des 16 établissements présents sur le Domaine universitaire, dont l'UGA, Grenoble INP-UGA, le CROUS Grenoble Alpes, Sciences Po-UGA et le CNRS. Sur le plan administratif et financier, c'est une unité de service portée par l'UGA et rattachée à la Direction Générale Déléguée au Patrimoine, à l'Aménagement et à la Transition énergétique (DGDPAT).

La DA a pour mission la gestion, la maintenance et l'aménagement des infrastructures et espaces communs du Domaine universitaire, ensemble de 180 ha, véritable ville dans la ville avec toutes ses composantes ; à ce titre, elle assure dans une démarche environnementale exigeante l'ensemble des missions concourant à la logistique et au bon fonctionnement du site, tel que la propreté urbaine, l'entretien des espaces verts, la sûreté et la sécurité, le tri et la collecte sélective des déchets, ainsi que l'exploitation-maintenance des infrastructures urbaines (voiries et réseaux divers) et enfin la maitrise d'ouvrage des opérations d'aménagements urbains et de renouvellement de ses infrastructures, espaces publics et paysagers. Ces missions se répartissent en trois pôles métiers, le pôle gestion urbaine, le pôle infrastructures urbaines et le pôle aménagements urbains.

Missions principales :

La Direction de l'Aménagement est structurée en quatre pôles métiers : administratif, aménagement, infrastructures et gestion urbaine. Elle compte 17 agents. Le pôle administratif est composé de deux collaborateurs - un agent de gestion administrative et un gestionnaire financier - placés sous l'autorité de la directrice adjointe.

Votre mission principale sera d'assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de la direction en coordonnant l'accueil et le courrier, la gestion des événements du Domaine universitaire et le suivi de proximité des ressources humaines.

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction, réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier papier et électronique, rédiger et envoyer les correspondances, et gérer les fournitures de bureau.

- Instruire les demandes de manifestations et d'événements sur le Domaine universitaire, constituer et suivre les dossiers d'autorisation, et formaliser les autorisations.

- Assurer la gestion de la boîte mail générique de la direction : analyser les demandes, les orienter vers les gestionnaires concernés ou les traiter selon les procédures en vigueur.

- Être l'interlocuteur privilégié du futur outil de ticketing (Help-Pat), en assurant le suivi et la coordination des demandes.

- Concevoir, mettre à jour et assurer l'actualisation des pages web de la direction afin de garantir la qualité et la fiabilité des informations diffusées.

- Accompagner le personnel et assurer l'interface avec la Direction des ressources humaines (concours, congés, formation, arrêts maladie, etc.).

Compétence complémentaire demandée :

- Diplomatie, disponibilité et discrétion professionnelle